#24: Warum dein Team wartet, bis du es machst

00:00:08: Die Urlaubzeit ist für die meisten von euch vorbei und ich bin auch wieder verstärkt bei meinen Kundinnen und Kunden vor Ort.

00:00:14: Und bei mir selbst geht es bald auf die Bühnen, der Messezirkus startet wieder.

00:00:18: Was mir bei meinen Kunden gerade auffällt, ist kein reines Gastronomie-Thema sondern etwas das mir überall begegnet egal ob gerade Urlaubszeit war oder eine Inhaberin oder ein Inhaber nur mal eine unserer Fachmessen besuchen möchte.

00:00:32: Genau in diesem Moment merken viele dass sie sich nicht trauen zwei drei Tage aus dem eigenen Betrieb zu gehen weil niemand sie vertritt.

00:00:39: Die einen machen dann komplett zu, weil es niemanden gibt der einspringen könnte oder weil Sie Ihrem Team nicht zutrauen den Betrieb für ein paar Tage alleinzuführen.

00:00:48: die anderen lassen offen sind da mal zwei drei Tage weg und genau die erzählen mir auch dasselbe.

00:00:55: das klingt in der Gastronomie dann ungefähr so Der Lieferant ruft an, weil etwas nicht lieferbar ist.

00:01:01: Die Rezeption ruft ein, weil eine Gruppenanfrage reinkommt und niemand genau weiß wer sich darum kümmert.

00:01:07: Die Küche ruft einen, weil zwei Mitarbeiter sich gerade krank gemeldet haben und keiner weiß, wer den Sonntagsbranche übernehmen

00:01:12: soll.".

00:01:13: Und wer stattdessen ganz zu macht erzählt im Grunde dieselbe Geschichte nur vor Weggenommen?

00:01:19: Lieber schließe ich als dass ich riskiere das es ohne mich hier schief geht.

00:01:24: Dabei möchte ich sagen wünschen sich die meisten genau das Gegenteil.

00:01:27: Unternehmerisch wäre es das Beste, wenn der Betrieb auch ohne sie liefe.

00:01:31: Dann könnte er einfach öfter offen bleiben und als Gastgeber wäre ist das Schönste, wenn die Gäste ihr Lieblingsrestaurant besuchen können wann immer sie wollen nicht nur wenn der Chef oder die Chefin gerade selbst am Herd oder im Gastraum steht.

00:01:44: Und bei solchen Gesprächen frage ich dann gerne Wann habt ihr das letzte Mal euch getraut zwei Tage am Stück weg zu bleiben?

00:01:52: Bei laufendem Betrieb!

00:01:54: Ohne dauernd erreichbar zu sein Und dann wird es meistens still.

00:01:59: Und genau darum soll es heute gehen und dabei will ich kurz differenzieren, die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer, die ich kenne wollen längst loslassen.

00:02:07: Es scheitert nur daran das Aufgaben, die eigentlich abgegeben wurden am Ende doch wieder bei ihnen landen weil niemand sie wirklich übernimmt.

00:02:14: Nur bei wenigen ist es die andere Geschichte.

00:02:17: Die Überzeugung ohne einen selbst läuft gar nichts Und ganz ehrlich Zusagen fällt auch mir oft viel leichter als Absagen.

00:02:26: Wenn der Kanender längst schon voll ist und eine Anfrage für eine Moderation reinkommt oder ein Neukunde gerade ein dringendes Problem hat, fühlt es sich für mich jedes Mal gleich wichtig an.

00:02:37: Dienstleisterin halt!

00:02:39: Los werde ich das bis heute nicht ganz auch wenn ich längst weiß dass es so nicht gut ist.

00:02:45: Für beide Fälle gilt heute dasselbe.

00:02:47: Es geht um ein kleines Wort Das viel zu selten fällt Und um das was direkt danach kommt.

00:02:54: Der Moment, in dem eine Aufgabe zurückwandert sieht in der Praxis oft anders aus als man denkt.

00:02:59: Selten wird sie in einer großen Teambesprechung sauber verteilt.

00:03:03: Meistens wird nur erkannt dass sich jemand darum kümmern müsste ganz beiläufig zwischen Tür und Angel.

00:03:09: das sollte mal wer machen.

00:03:11: oder kümmet ihr euch drum?

00:03:13: Und dabei wird selten jemand konkret nicht mal Die Unternehmerinnen oder Unternehmer selbst trauen sich, einen bestimmten Mitarbeiter oder eine bestimmte Mitarbeiterin beim Namen zu nennen.

00:03:24: Und genau in diesem Moment entsteht das was ich Steffertreterfalle nenne.

00:03:29: Es gibt dafür sogar eine eigene leichtzynische Übersetzung von Team Toll ein anderer macht's.

00:03:37: Jeder im Raum geht davon aus dass eine andere Person das übernimmt.

00:03:41: Also übernimmt am Ende niemand wirklich und wenige Tage später liegt die Aufgabe wieder auf dem Tisch, der Chefin oder des Chefs.

00:03:50: Meistens kurz bevor es eng wird – genau das erlebe ich immer wieder in ganz unterschiedlichen Situationen!

00:03:58: Ich habe schon erlebt dass ein Gast wegen einer Reservierung oder einer Veranstaltungsanfrage auf einen Rückruf wartet.

00:04:08: Jemand im Team dachte, dass übernimmt schon irgendjemand anderes.

00:04:13: Ich habe es bei den Google-Bewertungen erlebt – den fünf Sternejugel genauso ignoriert wie die wütende Einsternebeschwerde!

00:04:19: Weil erstens niemand genau weiß was man darauf antworten soll.

00:04:23: und zweitens ohnehin niemand regelmäßig reinschaut.

00:04:26: Und ich habe es mit der neuen alkoholfreien Karte erlebt von der im Meeting alle begeistert waren, die am Ende aber niemand weiterentwickelt hat weil zwar alle fanden das sie kommen sollte Aber niemand genau wusste, dass es seine oder ihre Aufgabe war.

00:04:41: Das ist die stellvertreter Falle in Reihenform – eine Aufgabe wird angesprochen aber nie wirklich vergeben!

00:04:47: Das Typische an dieser Falle ist das sie sich nicht wie ein Fehler anfühlt oder nicht wie einen Fehler aussieht.

00:04:53: Sie sieht aus wie Führungsstärke.

00:04:56: Wer immer wieder einspringt wenn etwas liegen bleibt wirkt zuverlässig unentbehrlich kompetent.

00:05:02: Die Gäste merken nichts, das Team ist beeindruckt und am Ende des Tages steht da eine Chefin oder ein Chef die oder der alles im Griff hat.

00:05:11: Nur dass genau dieses Einspringen das Muster jedes Mal ein Stück fester cementiert.

00:05:16: Das Team lernt nämlich nicht, dass es Verantwortung übernehmen soll.

00:05:20: Es lernt?

00:05:21: Dass es das nicht muss weil am Ende sowieso jemand einspringt.

00:05:26: Und genau hier trennen sich die beiden Wege aus dem Intro wieder.

00:05:30: Die einen die offen lassen Und trotzdem ständig angerufen werden, stecken mitten in dieser Schleife.

00:05:36: Sie springen ein, das Team lehnt sich zurück – sie springen wieder ein!

00:05:41: Die anderen, die lieber ganz zumachen haben diese Schleipe im Grunde vorweggenommen.

00:05:45: Sie haben früh gemerkt dass Aufgaben bei ihnen landen egal was sie tun und daraus den Schluss gezogen dass es sicherer ist gar nicht erst zu öffnen.

00:05:54: Also zu erleben wie etwas ohne sie schief geht.

00:06:01: Und daraus den Schluss gezogen, dass es sicherer ist gar nicht erst zu öffnen als zu erleben wie etwas ohne sie schiefgeht.

00:06:10: Beides sind Antworten auf dieselbe Erfahrung nur mit umgekehrten Vorzeichen.

00:06:15: Was mich an diesem Muster am meisten beschäftigt ist wie wenig es mit Fähigkeit zu tun hat.

00:06:20: Die Unternehmerinnen und Unternehmer die in dieser Falle stecken sind nicht die schlechteren Führungskräfte.

00:06:26: Oft sind es die, die gewissenhaft im Raum sind.

00:06:29: Die, die am meisten Verantwortung für ihren Betrieb empfinden.

00:06:33: und genau dieses Verantwortungsgefühl wird ihnen zum Verhängnis weil es sich immer wie die richtige Reaktion anfühlt im Moment nochmal selbst reinzugehen.

00:06:42: kurzfristig stimmt das sogar.

00:06:45: langfristig baut sich daraus ein System in dem Verantwortung nirgendwo wirklich ankommt außer bei einer einzigen Person.

00:06:53: Ich erinnere mich an ein Gespräch in der letzten Woche mit einer Inhaberin, die mir erzählte sie hätte die Dienstplangestaltung längst an ihre beiden Führungskräfte übergeben.

00:07:02: An den Küchenchef und die Restaurantleitung.

00:07:04: Auf dem Papier stimmte das auch!

00:07:06: Sie hatte es dem ganzen Team in einer Teambesprechung klar gesagt.

00:07:10: Nun kamen einen Mitarbeiter mit seinem Wunsch nach einem freien Samstag am Ende doch zu ihr.

00:07:16: Weil er wusste beim Küchen-Chef oder bei der Restaurantleitungen wird es schwierig.

00:07:20: Bei der Chefin ist meistens noch was drin Und die Chefin, die diese Entscheidung eigentlich gar nicht mehr treffen sollte hat zugesagt.

00:07:29: Einmal aus Kulans!

00:07:32: Und ab da war im Team klar bei Ausnahme lohnt sich der Umweg über die Chefen.

00:07:38: Die Übergabe stand auf dem Papier Gelebt hat sie niemand weil sie in dem einen Moment indem es darauf ankam Nicht verteidigt wurde.

00:07:47: Das ist der Teil den viele übersehen.

00:07:49: Die Stellvertreterfalle entsteht nicht durch die große Entscheidung, alles selbst zu machen.

00:07:54: Sie entsteht durch die vielen kleinen Momente in denen eine bereits vergebene Aufgabe still wieder zurückgenommen wird weil es gerade schneller einfacher oder kulanter erscheint.

00:08:04: Jeder dieser Momente für sich ist harmlos.

00:08:06: Zusammen genommen bauen sie genau das System über das am Anfang die Rede war.

00:08:11: Eine einzige Person, die alles im Blick behalten muss, weil das Team gelernt hat dass es am Ende sowieso nicht bei ihm hängen bleibt.

00:08:19: Und das führt zur eigentlichen Frage, die sich bei jedem dieser Fälle stellt.

00:08:23: Warum wird eine bereits vergebene Aufgabe im entscheidenden Moment nicht verteidigt?

00:08:30: Warum sagt in genau diesem Moment niemand – Das ist jetzt nicht meine Aufgabe!

00:08:36: Die ehrliche Antwort ist unbequem.

00:08:38: In dem Moment, in dem einer Aufgabe eigentlich verteidigte werden müsste fühlt sich Nein sagen fast immer falsch an.

00:08:44: Nicht weil es fachlich falsch wäre sondern weil es sich im Moment unfreundlich anfühlt, kalt fast schon respektlos gegenüber den Mitarbeiter der gerade vor einem steht und um etwas bittet.

00:08:56: Ja sagen kostet in der Sekunde nichts.

00:08:59: Nein sagen kostete in der sekunde etwas ein kurzes unangenehmes Gefühl vielleicht ein enttäuschtes Gesicht gegenüber.

00:09:07: Und weil dieses gefühl sofort da ist während der preis fürs ja erst wochen später sichtbar wird gewinnt das ja fast immer.

00:09:16: Ich nenne das den Jahreflex und er hat vor allem mit dem Zeitpunkt zu tun, weniger mit der Person.

00:09:22: Die Konsequenz vom Nein ist sofort spürbar – während sich die Konsequent vom Ja erst später zeigt wenn die Restaurantleitung merkt dass ihre Entscheidung wieder überstimmt wurde oder wenn das Team spürt dass eine Übergabe ohnehin nicht ernst gemeint war.

00:09:36: In dem Moment selbst sieht man es nicht so.

00:09:39: Man sieht nur ein Gegenüber das etwas möchte und die eigene Möglichkeit, es ihm sofort einfacher zu machen.

00:09:47: Und dieser Reflex hört nicht beim eigenen Team auf – er zeigt sich genauso gegenüber Gästen!

00:09:52: Ich beobachte das vor allem bei Veranstaltungsanfragen.

00:09:56: Ein Gast kommt mit einer Vorstellung einer Hochzeit im großen Stil und einem Budget, dass er ja für eine Geburtstagsfeier kalkuliert war.

00:10:07: Was das Haus für dieses Budget realistisch leisten kann, wird zugesagt.

00:10:12: Weil Nein sagen sich in diesem Moment unhöflich anfühlt – fast wie eine Abfuhr!

00:10:17: Am Ende steht eine Veranstaltung an der so gut wie nichts verdient wird, weil niemand den Mut hatte dem Gast frühzeitig zu sagen was mit diesem Budget geht und was nicht.

00:10:27: Es geht hier nicht darum Gäste abzulehnen.

00:10:30: es geht darum ihnen klar zu machen Einsatz für ihre Idee, für ihr Budget in unserem Haus erhalten können.

00:10:40: Unternehmerisch ist so eine Unklarheit teuer auf beiden Seiten auch wenn es sich in der einzelnen Sekunde wo man den Gast annimmt nicht zu anfühlt.

00:10:48: Jede Stunde die eine Chefin oder ein Chef mit Aufgaben verbringt die eigentlich vergeben waren ist eine Stunde die nicht in Weiterentwicklung und Vertrieb in die eigentliche Führungsarbeit fließt.

00:11:01: Jede Veranstaltung, die zu einem zu niedrigen Budget zugesagt wird, kostet nicht nur Marge.

00:11:07: Sie bindet auch noch Personal und Zeit – die für rentablere Anfragen fehlen!

00:11:12: Und jede Führungskraft, deren Entscheidung im entscheidenden Moment übergangen wird, verliert ein Stück Autorität.

00:11:20: Das sich nur schwer zurückgewinnen lässt.

00:11:23: Und das ist kein weiches Thema.

00:11:24: Das ist ein Kostenfaktor der nur selten in einer Kalkulation

00:11:28: auftaucht.".

00:11:29: Und genau hier trifft das auf die beiden Gruppen aus Block eins.

00:11:33: Wer eigentlich loslassen will, tappt fast immer über diesen Reflex in die Stellvertreterfalle nicht über eine bewusste Entscheidung.

00:11:41: Die Übergabe war ernst gemeint – im entscheidenden Moment hat sie nun niemand verteidigt weil Verteidigen in dem Moment unangenehm gewesen wäre und wer eigentlich gar nicht loslassen möchte, hat sich diesem Reflex oft unbewusst zur Nutze gemacht.

00:11:56: ein Jahr Im entscheidenden Moment fühlt sich für diese Person nicht nur freundlich an, es fühlt auch richtig an.

00:12:03: Weil es bestätigt was sie ohnehin über sich glaubt dass ohne sie eben nichts richtig läuft.

00:12:10: Was mir dabei besonders auffällt und das habe ich übrigens auch schon ganz anderen Zusammenhängen beobachtet in Betrieben die mit Gastronomie gar nichts zu tun haben Der Jahreflex ist fast immer bei denjenigen am stärksten die am meisten Verantwortungsgefühl mitbringen Wer sich für seinen Betrieb, für sein Team, für seine Gäste und Kunden wirklich verantwortlich fühlt.

00:12:30: Für den fühlt sich jedes Nein in diesem Moment an wie eine kleine Pflichtverletzung.

00:12:35: dabei ist es genau umgekehrt.

00:12:37: Jedes ungeprüfte Jahr in diesem moment ist die eigentliche Pflicht Verletzung gegenüber der Person oder dem Gast, dem man eigentlich mit Klarheit begegnen sollte und gegenüber sich selbst.

00:12:51: Die gute Nachricht dabei, wenn das Problem im Moment der Entscheidung liegt dann muss die Lösung auch genau dort ansetzen.

00:12:57: Nicht bei der großen Frage ob man generell mehr delegieren oder klarer kalkulieren sollte – das weiß ohnehin fast jeder schon!

00:13:06: Sondern bei der kleinen konkreten Sekunde in der eine Bitte im Raum steht und eine Antwort fällig ist.

00:13:12: Genau für diese Sekunde gibt es einen Weg Coaching-Sprüchen zu tun hat, sondern mit einer klaren wiederholbaren Handlung.

00:13:21: Was hier im Kleinen passiert beim Rückruf bei der Bewertung und bei der Umsetzung eines Trends, den man gerade erst von einer Messe mitgebracht hat, hat im Großen mit einer Frage zu tun, die gerade die ganze Branche beschäftigt – wie viele Betriebe sind eigentlich übergabefähig?

00:13:38: Ich spreche in den letzten Jahren viel mit Inhaberinnen und Inhabern, die eine Nachfolge planen, sei es an die eigenen Kinder an Einführungsteam oder an jemand externes.

00:13:49: Und die ernüchternde Erfahrung, die viele dabei machen ist dieselbe – der Betrieb läuft hervorragend solange die Chefin und der Chef da sind.

00:13:57: Sobald es an die Übergabe geht zeigt sich wie viel Wissen, wie viele Entscheidungen und wieviel Verantwortung tatsächlich nur an einer einzigen Person hängt.

00:14:09: Das ist die unternehmerische Dimensionen der Stellvertreterfalle!

00:14:16: halte ich mir auch mal selbst den Spiegel vor das Gesicht.

00:14:19: Bei mir sieht es nicht immer besser aus, Ich habe hier auch nichts zu verkaufen in diese Richtung.

00:14:28: Ich übe das an manchen Stellen schon ein bisschen mit KI-Assistenten und Unterstützung von Elke, die mir gerade hilft ein kleines Team aufzubauen und beim Podcast sowieso mit dem ganzen Team vom Studio Venecia ohne dass Kirschrollial ja gar nicht aufgezeichnet würde.

00:14:45: Wo es mir nicht so gut gelingt, ist meine Buchhaltung.

00:14:48: Die müsste ich eigentlich längst digitalisiert haben.

00:14:50: und das sage ich mir schon seit Jahren.

00:14:53: Und dann sitze ich doch wieder jeden Monat.

00:14:55: oder ein großes Dankeschön an meinen Mann.

00:14:58: Er springt ein und macht mein Monats Abschluss.

00:15:00: wenn es bei mir mal wieder eng wird.

00:15:03: Auch er will die Buchhaltungen digitalisieren.

00:15:05: Nur angegangen ist es bisher keiner von uns beiden.

00:15:08: Meine Oma hätte dazu vermutlich gesagt Dann habt ihr wohl beide noch nicht genug geweint.

00:15:13: Der Schmerz ist einfach noch nicht groß genug.

00:15:16: Aber versprochen jetzt reicht's, ich hab mir Januar als Ziel gesetzt!

00:15:21: Erst mal läuft aber bei mir die Hochsaison viel unterwegs, viele Messen und Bühnen dann der Jahresendsport mit Blick auf Themenplanung und die Ziele fürs neue Jahr.

00:15:29: Und genau da steht sie ganz oben auf der Liste – Die Digitalisierung meiner Buchhaltung.

00:15:34: Aber genau deshalb weiß ich auch, wovon ich rede.

00:15:37: Die Falle kostet nicht nur Freizeit und Nerven im laufenden Betrieb – sie bestimmt am Ende auch den Wert eines Betriebes wenn er verkauft übergeben oder vererbt werden soll.

00:15:47: Ein Haus das nur mit einer bestimmten Person funktioniert ist für Nachfolgerinnen und Nachfolge unattraktiv Und für Käuferinnen und Käufern ebenso.

00:15:57: Es mindert sogar den Wert des Unternehmens.

00:15:59: Also wer heute übt Aufgaben wirklich abzugeben und im entscheidenden Moment auch zu verteidigen, baut nicht nur einen entspannteren Alltag.

00:16:07: Er baut doch einem Betrieb der eines Tages auch ohne ihn weiterleben kann – was hier am Ende auch Sinn der Sache ist!

00:16:14: Und in einer Branche, in der es ohnehin schwer genug ist gute Leute zu finden und noch schwerer sie zu halten, ist das längst keine Kühe mehr sondern Pflicht….

00:16:23: Teams die Verantwortung übernehmen dürfen und auch tatsächlich übernehmen müssen, entwickeln sich weiter.

00:16:28: Bleiben eher im Betrieb und werden selbst zu den Führungskräften, die irgendwann übernehmen können.

00:16:35: Betriebe in denen am Ende doch wieder alles an einer Person landet bilden genau diese Führungskräfte nie aus weil es dazu ja nie wirklich kommt.

00:16:45: Deshalb geht es jetzt nicht mehr um die große Struktur sondern um die kleinstmögliche Übung dafür Und weil ich hier nicht nur Wasser predigen will, während ich ja selbst viel lieber Wein trinke.

00:16:56: Hier ist sie die Übung!

00:16:58: Die Übung ist mein Royal to Go und sie ist beides zugleich – erst eine Erinnerung ans Loslassen und dann ein fester Ablauf für genau diesen einen Moment.

00:17:07: Bevor eine Zusage fällt kommt zuerst die Frage wer könnte das sonst übernehmen?

00:17:13: Fällt dazu sofort ein Name ein?

00:17:15: wird der im selben Satz genannt?

00:17:17: Nicht ich kümmere mich, sondern der Name direkt noch während die Person, die gefragt hat im Raum steht.

00:17:23: Fällt kein Name ein kommt kein Ja, sondern Ich sage es bis morgen früh wer das übernimmt und dann wird auch wirklich jemand gefunden, der das über nimmt Und dass ist nicht die Chefin und nicht der Chef Und diese Klarheit gilt gegenüber Gästen bei einer Veranstaltungsanfrage genauso.

00:17:39: Liebe einmal offen sagen, was mit einem bestimmten Budget realistisch geht als eine Zusage zu geben an der am Ende nichts verdient wird!

00:17:48: Ich hoffe euch fällt dieses kleine besondere Wörtchen Nein ein bisschen leichter nach dieser Folge und freue mich wenn ihr auch in den nächsten vierzehn Tagen wieder einschaltet.

00:18:01: Kirsch Royale, ich bin Maja Kirsch und das ist eine Produktion von Studio Venecia der Podcast Company.